Zu den Projekten in Unternehmen, die mit größtmöglichem Respekt behandelt werden, zählt die Einführung neuer Software. Komplex, riskant, teuer und langwierig sind Attribute, mit denen sie von den Beteiligten oft belegt werden. Dennoch stehen Software-Projekte derzeit in mittelständischen Unternehmen ganz oben auf der Tagesordnung. In seinem IT-Mittelstandsbericht 2022 zeigt der Branchenverband Bitkom, dass die deutschen Unternehmen ihren Erfolg immer stärker mit datengetriebenen Geschäftsmodellen verknüpfen – und dabei einen hohen Nachholbedarf sehen. Die Hälfte sieht den Standort im internationalen Vergleich entweder abgeschlagen oder wenigstens unter den Nachzüglern.
Das wollen sie ändern, denn immerhin sehen sich die mittelständischen Unternehmen mit ihren Produkten und Dienstleistungen nicht nur globalen Konkurrenten, sondern auch erwartungsvollen Kunden gegenüber. Das Bewusstsein für die Aufgabe ist also vorhanden und der Wille auch, selbst wenn die politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen derzeit vielleicht eher unruhig sind. Umfragen in Deutschland zeigen, dass Führungskräfte dadurch zwar die Digitalisierungspläne beeinträchtigt sehen, dennoch die Investitionen im kommenden Jahr hochfahren wollen. Das bestätigt auch eine aktuelle Studie des Magazins CIO: Eine Mehrheit der Entscheider kalkuliert mit einem größeren Budget, die wenigsten müssen zurückstecken.
„Im Zentrum steht die Entwicklung oder Einführung neuer Software für die Unternehmenssteuerung wie ERP- oder ERP-nahe Systeme. Ein weiteres sehr aktuelles Thema ist die Lagerhaltung“, sagt Angelika Krämer, Senior Projektmanager im IT-Projektgeschäft bei der DAL Deutsche Anlagen-Leasing. „Mit den Änderungen der Lieferketten bekommt die Vorratshaltung höhere Bedeutung. Hier investieren Unternehmen nicht nur physisch in Grundstücke, Hallen, Hochregallager, sondern auch in Software-Systeme.“ Keine Frage: Projekte dieser Art binden in hohem Maß Zeit, Ressourcen und finanzielle Mittel. Doch Software zur Unternehmenssteuerung ist als immaterielles Wirtschaftsgut leasingfähig; hohe Anfangsbelastungen bei der Software-Einführung lassen sich mit IT-Leasing abfedern.
Leasingfähig sind dabei nicht nur die Software-Lizenzen, also die Nutzungsrechte für die Standardsoftware – beispielsweise von SAP –, sondern sämtliche Kosten, die für die Anschaffung und Herstellung des Gesamtsystems anfallen. Dazu gehören dann neben extern eingekauften Dienstleistungen auch die Leistungen der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während des gesamten Software-Projekts. Einer der großen Vorteile dieser Lösung liegt darin, dass die Kosten erst nach dem Go-live anfallen. Anbieter von Software-Leasing finanzieren die Projekte nach dem Prinzip „Pay as you earn“ vor, das heißt, die Rückzahlung fällt erst an, wenn sich das neue System produktiv nutzen lässt und damit Einnahmen erwirtschaftet werden. Die so geschonte Liquidität steht dann für andere Investitionen zur Verfügung.
Leasingfähig sind nicht nur die Software-Lizenzen, also die Nutzungsrechte für die Standardsoftware – beispielsweise von SAP –, sondern sämtliche Kosten, die für die Anschaffung und Herstellung des Gesamtsystems anfallen.
„Mit dieser Kostenstruktur ähnelt das Software-Leasing der Subskription, also einer Mietlösung, wie man sie beispielsweise bei der Nutzung von in der Cloud bereitgestellter Software vorfindet“, erläutert Krämer. „Der entscheidende Vorteil beim Software-Leasing liegt darin, dass man über einen Zeitraum von fünf oder mehr Jahren monatliche Raten bezahlt und am Ende die Wahl hat, ob man die Software weiter gegen ein Nutzungsentgelt benutzt, sie an die Leasing-Gesellschaft zurückgibt oder ggf. zum Marktpreis kauft.“ Gerade größere Unternehmen mit über Jahre gewachsenen und heterogenen Systemen tun sich schwer mit hochgradig standardisierten Cloud-Lösungen und mit dem Zwang zu häufigen Release-Wechseln. Wo die eigene, individuelle Software-Lösung betrieben wird, ob in einer Private Cloud bei einem Provider oder auf der eigenen IT-Infrastruktur, ist davon unabhängig.
Mit einer Leasing-Lösung für ihre Software-Projekte verschaffen sich die Unternehmen gleich zwei Vorteile: Sie bleiben nicht nur finanziell flexibel, sondern sind auch in der Lage, eine vielleicht teurere, aber dafür an ihre eigenen Anforderungen perfekt angepasste Software-Lösung zu beschaffen. „Da moderne ERP-Systeme wie SAP S/4HANA in der Praxis deutlich länger als fünf Jahre genutzt werden, berücksichtigen viele Unternehmen dies in ihren internen Bilanzierungsrichtlinien mit einer Abschreibungsdauer von bis zu zehn Jahren“, erklärt die Projektmanagerin. „Ist das aus sachlichen Erwägungen nachvollziehbar und gutachterlich bestätigt, können wir die Laufzeit daran annähern, die monatliche Belastung wäre dann noch niedriger.“
„Der entscheidende Vorteil beim Software-Leasing liegt darin, dass man über einen Zeitraum von fünf oder mehr Jahren monatliche Raten bezahlt und am Ende die Wahl hat, ob man die Software weiter gegen ein Nutzungsentgelt benutzt, sie an die Leasing-Gesellschaft zurückgibt oder ggf. zum Marktpreis kauft.“
Angelika Krämer, Senior-Projektmanagerin IT-Projektgeschäft, DAL
ERP-Systeme sind ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung von Unternehmen. Nur wer die Verfügbarkeit von Daten steigert, das darin enthaltene Wissen zu analysieren und zu nutzen versteht und dies mit optimalen Prozessen effizient unterstützt, ist bei der digitalen Transformation auf einem guten Weg. Deshalb sind Unternehmen, die im Rahmen großer Projekte in Software-Lösungen von morgen investieren können, dem Wettbewerb einen Schritt voraus. „Schlanke, neue Prozesse unterstützen die Wettbewerbsfähigkeit ebenso wie aktuelle und sichere Software. Die Steuerung des Unternehmens ist präziser und – wenn es nötig wird – können Geschäftsmodelle schneller verändert werden“, sagt Angelika Krämer.
Gerade in Zeiten, die von dauernden Veränderungen in verschiedenen Bereichen gekennzeichnet sind, ist das von Vorteil. Unterbrochene Lieferketten, geopolitische Umwälzungen, neue regulatorische Anforderungen, höhere Kosten für Rohstoffe oder steigende Energiepreise sind Faktoren, die sich in größeren, komplex aufgestellten Unternehmen ohne ein durchgängiges Gesamtsystem kaum mehr beherrschen lassen. „Viele Mittelständler müssen derzeit mit diesen Aspekten umgehen, während sie gerade die gesamte Organisation harmonisieren, vor einem großen Versionswechsel ihrer ERP-Software stehen und dabei branchenspezifische Teillösungen benötigen“, gibt Krämer zu bedenken. „Doch am Ende solcher Projekte steht auch eine höhere Resilienz im Sinne schnellerer und sicherer Prozesse, die schneller Reaktionen zulassen und einfacher zu skalieren sind.“
Mit einer Leasing-Lösung für ihre Software-Projekte verschaffen sich die Unternehmen gleich zwei Vorteile: Sie bleiben nicht nur finanziell flexibel, sondern sind auch in der Lage, eine vielleicht teurere, aber dafür an ihre eigenen Anforderungen perfekt angepasste Software-Lösung zu beschaffen.
Dass die Zukunft der mittelständischen Unternehmen in der Digitalisierung und in datengetriebenen Geschäftsmodellen liegt, zeigen nicht nur Studien, sondern auch Erfolgsgeschichten in der Praxis. Und die Entwicklung geht weiter, beispielsweise mit künstlicher Intelligenz. Angebote wie ChatGPT haben innerhalb weniger Monate nach ihrer Veröffentlichung gleichermaßen Begeisterung und Sorge ausgelöst. „Welche Entwicklungen sich daraus langfristig ergeben, wird sich zeigen. Klar ist aber schon seit geraumer Zeit, dass KI auch ERP-Systeme stark verändert, was die Notwendigkeit der digitalen Transformation in Unternehmen nur noch einmal unterstreicht“, sagt Krämer.
