Frau Boss, viele Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung, neue Arbeitsplatzmodelle in ihren Häusern umzusetzen. Die Digitalisierung ist hier seit Jahren ein großer Treiber. Jetzt hat die durch Corona entstandene neue „Distanziertheit“ in der persönlichen Begegnung und damit auch Belegung von Räumen, aber auch die Erwartung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach flexiblerer Arbeitsorganisation, eine neue Dynamik geschaffen. Auf welche Trends können wir uns zukünftig einstellen?
Eva Boss: In unserer Online-Veranstaltung im Juni zusammen mit Ihnen haben wir am Anfang die Frage gestellt: „Wo arbeiten Sie lieber?" Ein Großteil der Teilnehmer:innen antwortete darauf mit: „Im Wechsel zwischen Homeoffice und Büro“. Das zeigt schon: Das hybride Arbeiten wird zum „next normal“, das die Vorteile von Büros und dem Homeoffice miteinander kombiniert.
Während gewisse Themen, wie z.B. Fokusarbeit ideal auch von Zuhause erledigt werden können, findet im Unternehmen vor Ort das innovationsfördernde Miteinander statt. Damit einhergehend eignen sich Desk-Sharing-Modelle in Kombination mit einer festgelegten Homeoffice-Quote, um Flächen und Kosten zu optimieren, aber auch um Kolleg:innen, wenn sie vor Ort sind, bewusst zu vernetzen und neue Verbindungen herzustellen. Die Arbeitswelten der Zukunft werden dabei Werkzeuge, um Interaktion und Teamwork zu fördern, aber auch um die Identifikation mit dem Unternehmen zu stärken und zu motivieren. Gerade die letzten Monate haben uns dabei eindeutig gezeigt: Das Büro ist als Ort für das Wir-Gefühl und die erlebbare Unternehmenskultur wichtiger denn je!
Damit wir immer in Verbindung bleiben, muss Konnektivität ein selbstverständlicher Bestandteil von Arbeitswelten sein – um auch die Mitarbeiter:innen im Homeoffice mit einzubeziehen: So werden kleine ThinkTanks als Video-Call-Situationen für den 1:1 Austausch mit den Kolleg:innen zuhause genutzt und integrierte Technik lässt Teilnehmer:innen nicht nur vor Ort, sondern auch von überall sonst an Workshops teilnehmen.
Herr Kolde, haben Sie Empfehlungen für die Organisation neuer hybrider Modelle - Büro und Homeoffice - wie bekommen Teams weiterhin einen guten Austausch hin?
Heiner Kolde: Zum einen bieten natürlich geeignete Raumsituationen mit einfach nutzbarer Technik die Möglichkeit, schnell miteinander in Kontakt zu treten. Ein Tool zur interaktiven, digitalen Projektorganisation – z.B. mit der Kanban Methode – hilft außerdem in Echtzeit, Teams und deren Aufgaben zu verknüpfen.
Ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags wird jedoch der echte Kontakt mit den Kolleg:innen vor Ort bleiben, denn den „Flur-Funk“ und das spontane Miteinander kann selbst das beste digitale Teamwork-Tool nicht ersetzen. Die Geselligkeit in Arbeitswelten ist wesentlicher Erfolgsfaktor für ein starkes Wir-Gefühl und erzeugt langfristige Bindung. Deshalb sollten wir in Zukunft an jenen Orten der Begegnung wieder häufiger zusammenkommen und auch in die richtigen Konzepte für diese Räumlichkeiten investieren.
Stichwort Home-Office: Wie kann der Arbeitgeber hier unterstützen?
Heiner Kolde: Die technischen Hürden sollten bereits in den letzten Monaten gelöst worden sein, sodass es jetzt vor allem darauf ankommt, den Fokus auf Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu legen. Gemäß den Ergebnissen der jährlichen Gallup Studie zur Mitarbeiterzufriedenheit wissen wir, dass im Jahr 2020 70% der Mitarbeitenden „Dienst nach Vorschrift“ machten und 15% innerlich bereits gekündigt hatten. Im Vergleich zum Vorjahr fühlten sich nicht mehr nur 26% „innerlich ausgebrannt“, sondern sogar 35% (Tendenz steigend). Es ist also wichtig, den Kontakt zu den Einzelnen zu suchen und Austausch und Teamspirit zu fördern.
Wie beeinflusst die Zunahme von Video-Calls auch am Unternehmensarbeitsplatz die Gestaltung von Büros, beispielweise hinsichtlich Beleuchtung, Wandfarbe oder Akustik?
Eva Boss: Idealerweise bewegt man sich an einem Arbeitstag im Büro durch die Arbeitswelt und die zur Verfügung stehenden Räume. Eine veränderte Sitz-/Steh-/Bewegungssituation fördert nicht nur die körperliche Gesundheit; Räume mit funktional angepasster Ausstattung und Gestaltung lassen uns auch effizienter arbeiten. Das bedeutet, dass auch Video-Calls in Räumlichkeiten stattfinden, die auf die jeweiligen Bedürfnisse ausgerichtet sind und somit entsprechende Anforderungen erfüllen. Das können zum Beispiel kleine Telefon- oder Videoboxen sein oder größere Meetingräume, die jeweils eine entsprechende akustische Funktion mitbringen und optimal als Videocall-Umgebung ausgerichtet sind. Um flächen- und kosteneffizient zu planen, sind diese Bereiche aber natürlich auch über reine Video-Call Situationen hinaus nutzbar, weshalb Beleuchtung, Akustik und Farbgestaltung entsprechend Teil des Gesamtkonzeptes sind.
"Die Geselligkeit in Arbeitswelten ist wesentlicher Erfolgsfaktor für ein starkes Wir-Gefühl und erzeugt langfristige Bindung. Deshalb sollten wir in Zukunft an jenen Orten der Begegnung wieder häufiger zusammenkommen und auch in die richtigen Konzepte für diese Räumlichkeiten investieren."
Heiner Kolde vom Düsseldorfer Innen:Architekturbüro bkp
Wie sinnvoll sind (in diesem Zusammenhang) Diskretions- bzw. Akustikelemente direkt am Schreibtisch?
Eva Boss: Eine funktionierende Raumakustik ist sicher einer der Haupterfolgsfaktoren für gute neue Arbeitswelten. Hier betrachten wir immer gemeinsam mit unseren Fachplaner:innen als Expert:innen auf diesem Gebiet das große Ganze. Denn Akustikmaßnahmen sind in unseren Konzepten integrativer Bestandteil des Gestaltungskonzeptes. Diskretionselemente an Schreibtischen sind hierbei ein Baustein von mehreren wichtigen Faktoren im Raum. Am Schreibtisch eignen sie sich vor allem dafür, ungestörtes Arbeiten und Konzentrationsarbeit zu unterstützen. Wenn Büroflächen offener gestaltet werden und sich mehr Kolleg:innen in einem Raum aufhalten, kann das sinnvoll sein. Diese Elemente dienen aber nicht unbedingt dafür, dass Mitarbeiter:innen ihre Videocalls am eigenen Schreibtisch durchführen. Für längere Gespräche, Telefonate und vor allem Video Calls empfehlen wir, den Schreibtisch zu verlassen und in eine dafür vorgesehen Raumsituation zu wechseln. Nicht nur um Rücksicht auf Kolleg:innen zu nehmen, sondern auch um eine passende Umgebung (akustisch + optisch) für den Call zu gewährleisten.
Im Zuge neuer Flächenkonzepte sehen wir derzeit eine Zunahme bei der Umwandlung von 2er in 3er Büros. Wie sehen sie die akustische Situation und die Konzentrationsmöglichkeit in diesem Konzept im Gegensatz zu Arbeitsplätzen in offenen Flächen?
Eva Boss: Die Frage danach, wo und wie konzentriertes Arbeiten am besten möglich ist, ist vor allem eine Frage nach der Kultur des Miteinanders bzw. dem vorherrschenden „Arbeitsknigge“. Daher lässt sich diese Frage nicht ganz pauschal beantworten. Aus raumakustischer Sicht sind jedoch 2er-Büros in der Regel schwer „in den Griff zu bekommen“, weil der eine immer für den direkt anderen Ansprechpartner:in ist und die Geräusche von Telefonaten & Co „im Raum eingesperrt“ bleiben. Bei 3er-Konstellationen verbessert sich diese Situation nicht unbedingt. Das heißt, insgesamt ist in kleineren Zelleneinheiten mit 2-3 Schreibtischplätzen viel Disziplin gefragt. Wenn einer konzentriert arbeiten will und der andere am Platz z.B. einen Video Call hat, ist eine Störung allerdings vorprogrammiert. Multispaces bieten hier eine bessere Geräuschverteilung mit schallabsorbierenden Flächen und darüber hinaus Zonen, die genau für Austausch und Besprechungen ausgelegt sind.
Je nach Konzept und Aufgabenverteilung können Zellenstrukturen für 2-3 Personen natürlich Sinn machen. Raumakustisch, aber auch bzgl. Workflow und Teamgeist, empfehlen wir jedoch zumindest in Teilbereichen offene Arbeitswelten.
Wenn wir schon über die Neugestaltung von Flächen oder Büros sprechen, kommen wir um das Thema Nachhaltigkeit nicht herum. Wie können Unternehmen in Innenräumen, z.B. bezüglich Strukturen oder Materialien, besonders nachhaltig agieren – für die Mitarbeiter:innen aber auch die eigene Nachhaltigkeitsbilanz?
Eva Boss: Nachhaltigkeit hat viele Dimensionen. Flexible und modulare Grundrisskonzepte sind nachhaltig, weil sie auf Veränderungen im Unternehmen ohne Umbaumaßnahmen reagieren können. Eine sinnvolle technische Gebäudeausstattung ist nachhaltig, weil innovative Lüftungs- und Lichtkonzepte zu mehr Wohlbefinden beitragen können. Aber natürlich sind es auch Materialien, die das Thema Nachhaltigkeit visuell spielen. So setzen wir gerne natürliche Holzwolleplatten für die Raumakustik an der Decke ein oder arbeiten mit Teppichböden aus beispielsweise recycelten Fischernetzen. Es gibt inzwischen viele Vorhang- und Bezugsstoffe sowie ganze Möbelkonzepte, die nachhaltig sind und je nach Konzept und Unternehmen Einsatz finden. Das Thema Pflanzen spielt eine immer größere Rolle und ist auch für die mentale Gesundheit erwiesenermaßen förderlich. Aber auch die kleinen Details, wie das Getränke- und Snackangebot, das Geschirr und die Mülltrennung in Unternehmen sind Beiträge für eine bessere Welt! Wir beraten Unternehmen gerne und finden gemeinsam den richtigen Weg für ein authentisches Nachhaltigkeits-Konzept.
Verraten sie uns abschließend drei Tipps, die man beim Umgang mit New Work unbedingt berücksichtigen sollte?
Heiner Kolde:
1. OM-line ist das neue online: Entspannte Verbundenheit und smarte Nutzung digitaler Technologien, aber eben auch das Nicht-immer-online-sein-müssen sind die Zukunft!
2. Openess macht uns (noch) besser: Die Pandemie hat uns gezeigt, dass z.B. Homeoffice doch großflächig funktioniert hat, deshalb müssen wir auch in Zukunft offen bleiben für Neues!
3. Curiosity is key: Neugier ist wie eine Brücke von der Herausforderung zur Lösung. Wie auch Dr. Carl Naughton weiß: „Kaum etwas bringt uns stärker voran als Neugier.“ Deshalb sollte sie Teil unser aller Mindset sein und werden!
Vielen Dank für das Interview!